文：李海燕（爱空间科技副总裁、资深人力资源从业者）
责任编辑：庄文静
疫情之下，如何不让管理失控？许多公司需要通过一种管理工具，加强人与人未能谋面时的连接及彼此协同，让管理者更清楚员工的状态，让员工更知道管理的目标，同时相关部门间更加透明、高效。怎样一种工具，可以达到这些目标呢？并且能使员工进入“十分”的状态？于是，笔者开始研究周报这一管理工具。为何会锁定周报？笔者发现，但凡大公司都在使用这一工具，都在研之、兴之、推之、利之……说明其必有不同反响的魅力。从本期开始，笔者将与各位剖析周报这一管理工具。今天，先从什么是一份好的周报谈起。通常，人们认为周报无外乎写上周总结与下周计划，很容易变成流水账。于是，很多人非常痛恨写周报，觉得要求写周报的领导不是矫情就是没事找事。那么，如何不把周报写成流水账，并且对组织、管理者及个人产生真正的价值？其核心无外乎要高度重视计划与总结。
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“计划”和“总结”的差异何在？在周报撰写的过程中，一定要清楚：“计划”和“总结”的撰写方法是非常不一样的。笔者在没有深入研究周报前，写过很长时间的周报，以为计划与总结的区别在于:总结是在计划的后面加了几个字，即完成、未完成，对于未完成的事项会多加一些解释，甚至于未完成事项不再列出。大家都在“赌”领导根本不记得你的计划到底是什么，这样才显得我们认真完成了工作。现在回想起当年的周报，感觉真是浪费了自己和领导的时间。当笔者用心地去理解、研究周报时，才发现这个工具的魅力所在！那么，计划与总结的差异何在？即：计划要聚焦，总结要全面。聚焦是指不需要列出很多事项，找重点事项列出即可；全面是指不能只写是否完成，而要分析其中的原因。
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做计划的关键点既然计划的撰写一定要聚焦，那么如何做到聚焦？第一，只写最重要的3-5件事。为什么是3-5件？如果1周能把3-5件事做好做到位，已经效率很高了。另外，工作中常出现的一个问题是：做事分散，于是常常虎头蛇尾，导致的结果是没有成就感，并且不会止于至善。而让事情安排得精要，则容易聚焦，容易做得深入、想得透彻，并且容易出结果。第二，计划中要有明确的目标。举例来说，关于招聘的计划，“下周计划面试SEO（即专业从事网络搜索引擎优化的相关工作人员）”与“下周计划面试SEO，并终面通过至少1人”，哪个更有目标性，更有可靠度？显然是第二个。但现实中，有几个人的计划有目标性呢？大多仅说我们要做什么，而不知做到什么样的结果。所以，目标一定要量化。第三，思考至少30分钟才能落笔写。做周报要深思熟虑，尤其对事务性工作者，一定要清楚、再清楚自己应该做些什么，做到什么程度，以便不断地提升自己。没有经过深度思考的计划，将形同流水账，且每周似乎都没有变化，日子也这样一天天地滑过去了，日后回想起来必然全是遗憾。
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做总结的关键点第一，总结与计划要有对应性。笔者在审核部门员工工作总结时，常发现大家写的总结与计划不一致。不仅如此，领导点评过程中又提出的要求，汇报者也只是答应而没有做，在总结中全部没出现这类工作的进展信息。如果领导没留意这些内容，还不知道计划与总结完全是“驴唇不对马嘴”。所以，写周工作总结时，一定要对应着计划来写，这样才能真正重视并有所反思。笔者遇到过两个截然不同的下属，其一是将计划写出来并打印贴在工位上，每做完一件事便在上面打个勾，每天下班后会看一下一周的计划是否按计划推进，如有特殊情况也会标明并与领导确认；另一个下属喜于做紧急的事情，每天忙得不可开交，到下周时，发现计划是A，做的却是B，结果一周工作草草收场。试问这两位员工，哪个更有成长空间？当然是前者。因为他有深度思考的能力，且计划性强，做事踏实高效，自然成长快；而另一位则永远是被事追着走，没有自己的节奏，最终致使成长受限。第二，对结果要量化。前面讲到计划要有目标性，那结果就要表明是否实现了目标，而是否实现目标则需要量化。当然，不代表量化一定和计划要求的目标完全一致，有时遇到特殊事宜，可能实现的目标并非计划所示，这也无可厚非，但核心是要写得真实有效。量化是指需要数据化，即有明确的数字，如：销售额、客户数量、入职人数等；而成果化，以召开会议为例：要形成会议纪要，下发给所有参会人员，并跟踪落地等。
第三，对没做好的工作进行反思。每一个人在做工作时，都不能保证全部高质量完成，并没有任何遗憾。那么，当遇到没有完成的工作，亦或完成质量不高的工作时，应该怎么办？难道是避重就轻，一带而过？甚至不在总结中出现吗？这样都不对，因为这会让你错失了成长良机。遇到没有完成的工作事项，其实是“好事”。为什么？因为这恰恰给了我们反思的机会：当我们做事非常顺利时，往往忘记了做事的初衷，以及如何从做事中成长。而当我们遇到挫折时，面临两种选择：其一是逃避，没人问就不再想，省得让人难受；其二是主动思考，找到出现问题的根本原因，并寻找有效的解决方案，以便从中汲取经验教训，更好地成长。请注意：问题即机会，反思即成长。第四，对做好的工作进行沉淀。当你发现自己做的工作结果完成得都不错，而且受到了管理者的嘉奖，有没有想到做一下复盘和经验沉淀？这些宝贵的经验，如果就这样埋没了岂不可惜？而且，管理者不妨组织大家 把经验写下来，不仅可以沉淀为组织的经验，还可以分享给团队伙伴，何乐而不为？如果你同样想让周报成为一种利器，希望你和笔者一样带着组织与团队伙伴一起成长，就赶快加入到周报的学习与应用中吧。
