联络，并准确无误传递信息，是执行力落地的惟一通路|联络|口信|电话

　　文：中外管理

　　新媒体编辑：胸怀天下

　　联络，是把信息准确无误地传达到对方，并确认。就是这样一个小小的细节，却是执行力落地的惟一通路。

　　联络过了，也不能心安理得

　　我们常用的电子邮件、微信消息在传达联络事项的时候，即便确实发出了信息，你也无法绝对保证信息传达到了本人。即便是准确无误地发到了对方公司，也有可能没有到达本人手中，或是出了什么差错转到了别处。因此，重要的是必须确认传达到了对方。

　　这是办公室里发生的事：某家公司发来一个要求，希望用邮件提供报价单。领导对办事员说：“你把这个报价单立刻发出去。”因为以往曾几十次让办事员发过类似的邮件，所以认定她不会出错，随后领导出门去了。

　　可是次日，按理说应当已经收到报价单的对方公司负责人又打来电话：“昨天请你们发的报价单还没收到，希望能立刻发来。”领导问办事员：“你确实把邮件发过去了吗？”办事员神色不悦地回答：“当然发了！”接着领导问：“不会是搞错邮件地址了吧？对方说还没有收到。”这一来办事员愤然作色：“我没有搞错！我给他们打电话让他们找一找。”看她火了，这位领导赶快说：“不管怎样，对方说了还没有收到。要是真没收到，我们会失去一笔生意的，你就再给他们发一次吧。而且，发过邮件后应该再打电话确认一下。”办事员仍旧一脸不悦，不过还是按要求又发了一次邮件，随后打去了电话进行确认。

　　确认重要事项是否确实传达到了对方，并不限于邮件，其他场合也很有必要。

　　进行联络的人与接受联络的人在直接对话时，一般不会发生什么差错。要注意的是，有第三者介入，或是通过记录留言间接进行联络时，也会发生未能准确传达的情况。因为人在不觉之中会不经意地忘记转达。因此，如果联络内容很重要，事后要询问一下本人：“是否收到了转达的口信？”或是得体地向传话人确认：“请问是不是把口信转达给本人了？”

　　托付口信时，有时还需要确认转达口信人的姓名：“不好意思，请教一下您的名字可以吗？”确认了对方的姓名，对方就会产生一种转达口信的责任感，切实把口信传达给本人。如果没有确认传话人的姓名，日后有时会发生下述情况：

　　“今天是交货的日子，可东西你们还没有送来。不知出了什么事？”“前几天我们已经同贵方联系过交货日期推迟的事了。”“同谁联系的？”“是贵公司的一位女员工啊。”“我们这里女员工很多，你们同谁联系的？当真联络过了吗？”

　　“转达了”和“转达到了”是有差别的。自己的意图传达到了本人才是真正转达了。

　　事前掌握清楚联络事项

　　比如：上级指示要求通知变更内部会议召开的预定时间。

　　倘若仅仅通知了准备参加该会议的人员：“本日会议的时间因故变更”，有时会被人问起：“为什么变更？”这种场合如果只是回答说：“因为上级指示要我联络，所以我就联络。至于为什么变更，我也不清楚。”大家必然会发牢骚：“这叫什么事呢？谁都很忙啊，怎么不说清楚理由呢？”

　　若是事前弄清了情况，就可以通知说：“本日会议开始时间因××部长发生紧急事项，需要进行以下变更。”这样大家便容易接受：“明白啦。”

　　尤其在与客户进行联络之前，准确掌握为什么要联络的情况很重要。

　　一次，从××车站售票窗口给何先生打来了一个电话。接电话后，一个女性的声音说道：“您买票的时候把信用卡忘在我们售票处了。如果今天不能来取的话，我们就把它转送到失物招领中心去了。”

　　据说失物招领中心位于比××车站远好几倍的××大街，那就太麻烦了。于是何先生马上回答：“明白了，马上就到你们那儿去取。”随即匆匆赶往××车站。

　　路上他开始回忆，怎么会把信用卡忘在售票处呢？刚才确实是把信用卡递给售票员买过票。当时车票是拿到了，但是记不起售票员还回了信用卡。仿佛不是自己把信用卡忘在售票处了，而是售票员在递交车票前忘了把信用卡还回来。

　　就是刚刚发生过的事，何先生认为记忆不会有错。

　　的确，这次事故并不是乘客何先生的责任，而是售票员的失误造成的。本来应该由他们把信用卡送还何先生，至少应该说：“实在对不起，由于我们的粗心，忘了把信用卡还给您了。能不能麻烦您方便的时候来一下售票处？若能尽早，感激不尽。”

　　这里要指出的是，发出联络指示的人若是没有说明前因后果，接受指示的人应该主动确认有关情况后再进行联络。倘若不是那样，就会让客户生疑乃至不愉快，甚至很容易认为这里的人真不会办事。所以采取行动之前，应该切实弄清情况之后再进行联络。

　　严遵“随后联络”的承诺

　　人最生气的事情是对方不履行自己的承诺。

　　譬如约定了“明天10点打电话”，可是因为忙得不可开交把承诺的事给忘了。未履行承诺的一方不过是一时疏忽，根本没有恶意，但是被毁约的一方却会认为对方没有诚意。

　　估计很多人都经过这样的情形。有什么事情打了电话，本人虽然接了电话但是说：“对不起。现在我不方便讲话，等一下给你回电话好吗？”

　　这是无可奈何的，于是会说：“明白了，那我等你的电话。”随即挂断电话等待。

　　其实本人也知道应该回电话，但是未成想，接下来电话一个接一个，而且是一些棘手的问题，结果怎么也回不成电话。

　　可是刚才打来电话的人并不了解这个情况。他也有另外一摊工作要做，不能总等下去。“说了回电话可到底要到什么时候才来电话？！”结果，多年来辛辛苦苦建立的信赖关系就有可能毁于一旦。

　　打电话的人若是直截了当地说“说回电话却一直不联络，你到底是怎么搞的？”这样还有个说明情况的机会。有时对方嘴上并不说什么，可有一天突然终止了交易或者解除了合同，问题就严重了。终究是未履行承诺这一方的责任。

　　一旦约定了，随后就一定要联系，无论如何要履行这个承诺，而且必须尽快实行！

　　事前打招呼

　　有些重要事项尽管尚未完全确定，也应该提前通知有关人员。这时要先打一声招呼：“这件事还没有确定噢！”

　　有时客户会打听：“这件工作你们能否接受？”若难以接受就另当别论。但若是有充分的可能性并对公司影响很大，最好是留个心眼，通知一下上级：“有这样一个信息，不过对方还没有确定……”这样说了，上级说不定会把这个没有确定的参考消息通知公司内采购、制造等相关部门，并且说：“一旦确定下来，我们将尽速联络，届时请各部门予以协作。”

　　事前传递了相关信息，有关人员多少会有一些思想准备。即便一旦做起来有些麻烦，也容易得到他们的协作。

　　然而，若是因为尚未确定便判断无需联系，把有关信息窝在自己心里，等正式联络来了之后再传达，就有些被动了。若是交货期较短的合同项目，有关方面会说：“突然要我们在这么短时间内就交货，对不起，实在没办法帮忙。要是早点告诉我们，也许可以想想办法……”也就难以得到他们愉快地协作，结果很有可能无法回应客户的要求。所以，重要的信息即便尚未正式确定下来，也应该留心给有关人员预先打个招呼，通通风。

　　另一方面，尽管是没有确定的事项，由于各种情况需要中止正式请求时，更应该尽快联络。如果等对方问起“上次说的事情怎么样啦？”才匆忙回复：“啊，那件事啊，不好意思，告吹了。以后还请多关照。”这样做是很失礼的。这会给对方造成麻烦，影响对方对已方的信任，乃至对今后产生不良的影响。所以要予以注意。

　　有家大公司对一位培训师进行探询：“今年我们公司约有100名晋升人员，希望能对他们同时进行培训，不知能否做到？”这个培训项目的最佳人员配置为一个班20名学员，所以要同时开5个班，需要5位培训师。虽然一下召集5个培训师有一定困骓，但想想办法不是绝对做不到的，这位培训师如实回复了这家公司。对方说：“明白了。一旦正式决定下来，会立刻同您联络的。”

　　可是到了约定举办培训的一个月之前，仍然没有联络。由于已经请好5位讲师空出了自己的日程，那位培训师就给这家公司打去了电话：“上次谈的事结果怎么样了？”这家公司负责培训的人却回答：“哦，那项培训已经拜托别的咨询公司了。请您见谅，不要介意啊！”

　　“贵公司是什么时候决定的呢？”“两周以前。”

　　培训师当然很不满意，不过因为没有正式请求，也无法进行索赔。他当时想，今后再不会接受这家公司的任何委托了。

　　即使事情的最终结果未能按事先探询的方向取得进展，但如果适时地进行了联络，也不至于造成疑惑和不信任。要站在对方的角度尽可能周密、迅速地进行联络。