想要快速清晰表达,你需要学会倒金字塔结构

想要快速清晰表达,你需要学会倒金字塔结构
2019年06月14日 11:56 新浪网 作者 七小为东情感

你有没有遇到过,说话让你着急的人?你耐心听了5分钟,还是不知道对方想说的事情是啥。

还有,你给领导汇报工作,领导不满意,批评你汇报的不够精炼,提醒你,要说重点。

不管是说话没有重点,还是汇报不够精炼,像这类情况,都是在传递信息时候,没有使用倒金字塔结构。

想要快速清晰表达,你需要学会倒金字塔结构

什么是倒金字塔结构?

倒金字塔结构是金字塔结构的逆向思维。倒金字塔结构是一种新闻写法结构,按最重要信息、次重要信息、一般重要信息的顺序结构来进行讲述事件。

倒金字塔结构在新闻写作中被广泛使用,但是,使用倒金字塔结构的第一人却不是记者,据说是,是林肯的陆军部长埃德温·M·斯坦顿。在林肯遇刺的事件中,斯坦顿对外宣布事件情况,没有按常规的方法去讲述事件的前因后果,而是在开始就先说事件的结果,也就是人们最关注的信息部分。后来,倒金字塔结构在新闻写作中,尤其导语部分应用广泛。

在生活工作中,我们常常遇到向别人或者领导讲述汇报一件事情,如果用倒金字塔结构进行叙述,就会让信息又快又准确地传递给对方。

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倒金字塔结构的优缺点

倒金字塔结构的好处是可以在最短时间里,传递出最有价值的信息。这个结构,可以让对方迅速了解你的意图,然后双方可以围绕主题,展开有效地沟通,提高沟通效率,节约沟通时间成本。

相对于,金字塔结构和电梯30秒理论来说,倒金字塔结构更能提高沟通效率。金字塔结构强调先总体表述,然后分主题表述;电梯30秒理论强调的是,先叙述是什么,然后再引出为什么和怎么办;而倒金字塔结构是以信息的重要程度,从对方最关心和最重要的部分开始叙述。

使用倒金字塔结构的好处可以体现在以下4点:

1. 适应生活和工作中的快节奏要求,快速让对方了解你要表达的目的和意图。

2. 你在向对方表述时候,可以避免对方开始听不懂和不知所云的迷惑。

3. 可以让双方的沟通,迅速进入主题,然后围绕主题展开沟通讨论,让你的每一次沟通都有质量和实际效果。

4. 节约时间,提高传递信息量的效率。越是在时间紧迫的情况下,倒金字塔结构的表述方法,越能让你思路清晰,迅速关注到事情的重点部分。

倒金字塔结构的表述方法也有它一定的局限性和缺点。比如,表述的过程缺乏悬念、没有时间、空间的顺序感、信息容易出现零散性。

所以,想要更好的使用倒金子塔结构,就需要掌握一些原则和步骤。

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倒金字塔结构的使用原则

用于表达的结构方法有很多,每一种结构都有它的优缺点,只有将这些结构方法放在最适合的场景下使用,才能发挥它的最大作用和效果。

对于倒金字塔结构的使用原则有以下3个:

第一个原则:需要结果的场合下使用

倒金字塔结构是将最重要信息放在第一位去叙述,一般来说,一个事件的结果是最重要信息。那么,当人们关注事情结果时,你就可以使用倒金字塔结构。

比如,你要给领导汇报解决问题的情况,你就可以先告诉领导问题解决的结果,然后再汇报解决的过程。对于工作中的解决问题,领导最关心的是问题解决的结果,而不是解决过程。

如果你先把解决的过程讲了5分钟,领导会失去听下去的耐心,甚至打断你的汇报。所以,当你把结果先告诉领导,然后再按解决过程中信息的重要程度,依次汇报给领导,领导在知道了结果后,也会顺着你的汇报思路继续听完。

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但是,如果你是在给别人讲故事,想要设置悬念引发人的好奇心,增加故事的趣味性,那么就不能用倒金字塔结构,因为这个结构直接开门见山,会破坏悬念氛围。

这就是选择适合场景的原则,在合适的时间、合适的地点,做合适的事情,选择合适的表达方式,才能让你的沟通事倍功半,提高效率。

第二个原则:要事为先

在时间管理中,都会提到要事为先的原则,是指在进行时间任务管理时,要把最重要的事情放在首位来计划考虑。同样,在进行倒金字塔结构表达时候,也要选择最重要信息先表述的原则。

对于一个事情的信息传递,因为传递双方的角色、位置不同,所以你想要表达的信息,不一定都是对方想要获取的信息。那么,你在传递信息时候,就要知道这些信息中,哪些信息是最重要的信息,哪些是不重要的信息,这样才能按倒金字塔结构去表述。

比如,你在开车时候,发现堵车了,这个时候你最关心的是,什么时候畅通,接下来才会关心堵车的原因,最后才会去关注堵车的双方是什么情况。

这就是一个事件中,各种信息重要程度的不同。信息的重要程度也不是一成不变,会随着对方的角色和双方的场景决定信息获取的重要程度。比如,你和处理堵车的交警,关注的角度和重要信息会不一样。

所以,在进行倒金字塔表述时候,抓住对方想要获取最重要信息是什么,这是表述的重点。

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第三个原则:尽量避免信息的碎片化

因为倒金字塔结构的表述,是按信息重要程度去依次表述,所以会出现表述出来的信息是碎片化,没有时间、空间感,容易造成后面表述的混乱。

这个时候,在表述完最重要信息后,就适当地加入主题表述方法,也就是需要有一定分主题意识,结合信息重要程度进行叙述。不能东一榔头西一棒子,让次重要信息和一般重要信息出现表述碎片化。

《沟通的艺术》这本书中提到:“沟通的重要性绝不至于维持生存而已,它也是我们认识自己的方法——事实上,是唯一的方法。”

在向别人表述事情的过程中,也是对自己思路和回顾事情的一个梳理和复盘。使用好倒金字塔结构会让你的表述更为精准和迅速,也给别人留下说话干净利落,不拖沓的好印象。

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倒金字塔结构使用步骤

想要用好倒金字塔结构,具体到实际使用中,需要以下四个步骤来完成。

第一步:收集信息

不管你是给领导汇报工作,还是对别人表述事情,你先要对事情的整体信息组成部分,做到心中有数。收集信息的过程,是为了提高你在表述过程中对事情的了解和熟悉程度。

有些人在面对领导和向别人讲述事情时候,本身就会紧张,如果再对信息掌握不够全面和熟悉,那么就会加剧这种紧张,出现表达不清楚,印象分也会大打折扣。

第二步:梳理和筛选信息重要程度

把事情的相关信息都收集后,就需要你对这些信息做出梳理和筛选。梳理,是对信息进行甄别和整理,让每一条信息就准确和真实有效。在梳理的过程中,也能让你的思路更加清晰,有条理和逻辑性。

筛选,是把梳理后的信息,进行重要程度的划分。在这个过程中,你不仅要考虑自己,最想要表达什么信息,还要考虑对方最想要获取什么信息。

然后来衡量这些信息的重要程度,一般来说,一个事情的结果就是最重要,也是你最想说,对方最想做知道的信息。次重要信息和一般重要信息,可以是事情的经过、分析原因、相关背景,这些都需要你根据实际情况进行确认重要性程度。

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第三步:有技巧的表述

当前两步准备工作做完后,你就可以按倒金字塔结构,重要信息、次重要信息和一般重要信息的顺序,向对方进行表述。

这个过程中,也需要讲究表达方面的技巧。比如,在给领导汇报的时候,如果领导的时间有限,你就可以根据时间随时结束汇报,因为最重要信息已经在最开始表述完成,所以对于后面信息逐渐的不重要,随时放弃也不会影响你整体的沟通目的。

再比如,你在给家人表述一件事情时候,当你表达事情的结果或者你的观点,对方可能会立刻,加入自己的看法和讨论,你可以放弃后面次重要和一般重要的信息,先听取对方的想法。或者,可以将自己的这些信息表述加入对方的讨论中,最终达到沟通顺畅的目的。

第四步:做最后的总结

在倒金字塔结构中,最后的表述是一般重要信息,甚至是一个事情的细枝末节,一般对方听到这里,需要获取的信息,都已经全部了解了,对方倾听的耐心基本也已经用完。

这个时候,你需要对这次沟通谈话进行一个简单的总结,可以再次强调最开始的最重要信息,也可以询问对方还有什么想法,做最后的沟通确认。

想要快速清晰表达,你需要学会倒金字塔结构

这样以来,一个即使5分钟的沟通过程,因为有了倒金字塔结构,也会让你的表述既快又精准,让你的沟通不拖泥带水,给对方耳目一新的印象,最重要,可以提高你的沟通效率,节约沟通时间成本。

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